FlexOffice in der Praxis: Hält das Konzept was es verspricht?
Die Arbeitswelt ist einem fortlaufenden Wandel unterworfen. Dies wirkt sich auch auf die Arbeitsplatzgestaltung aus. FlexOffice, Desk-Sharing, New Office - diese Begriffe stehen für ein flexibles Konzept, bei der Arbeitsplätze nicht mehr fest an Mitarbeitende vergeben werden, sondern nach Bedarf genutzt werden können.
Inspiriert von Unternehmen aus dem Silicon Valley wird das Konzept weltweit immer beliebter. Auch bei uns hält es gerade Einzug. Bereits seit Februar letzten Jahres testeten vereinzelte Geschäftsbereiche diese Form der Arbeitsplatznutzung im LANXESS Tower. Nun erfolgt sukzessive die flächendeckende Umsetzung für alle Mitarbeitenden in der Kölner Konzernzentrale.
Welche Erfahrungen haben wir bisher mit der Umstellung auf das FlexOffice Konzept und mit dem Arbeitsplatz-Buchungssystem gemacht? Welche Auswirkungen ergeben sich auf die moderne Arbeitswelt? Welche Vorteile, aber auch Hürden gehen damit einher? Um all dies herauszufinden, haben wir einige Mitarbeitende befragt und teilen nun ihre ersten Eindrücke.
FlexOffice Konzept – Das Ziel
FlexOffice wurde ins Leben gerufen, um die vorhandenen Flächen des LANXESS Towers effizienter zu nutzen. Abteilungen werden räumlich konsolidiert und zukünftige Mitarbeitende können zielgerichtet integriert werden. Denn: Einige Abteilungen sind in den vergangenen Jahren stark gewachsen, sodass es dort nicht genug Arbeitsplätze gibt. Gleichzeitig werden Arbeitsplätze durch hybrides Arbeiten, Urlaube oder Dienstreisen nicht durchgehend genutzt. Infolgedessen wird fortan jeder Bereich seine bisherigen Arbeitsplätze um 20 Prozent reduzieren.
Ein Blick hinter die Kulissen
Katja Ackermann, Health & Work Life Management bei HR, ist mit verantwortlich für die Umsetzung des FlexOffice. Wir haben Sie zu den Hintergründen und ihrer Erfahrung mit dem FlexOffice befragt.
Frau Ackermann, können Sie uns mehr darüber erzählen, was LANXESS dazu motiviert hat, das FlexOffice-Konzept einzuführen und wie die Umsetzung gestaltet wurde?
Seit LANXESS in den Tower gezogen ist, hat sich einiges in den Abteilungen geändert. Wir sind gewachsen, unsere Abteilungsstrukturen verändern sich und es gibt Anforderungen Mitarbeitende aus anderen Standorten in den Tower zu konsolidieren. Außerdem haben wir seit einiger Zeit Regeln für hybrides Arbeiten etabliert. All das hat uns gezeigt, dass unser Arbeitsplatzkonzept nicht mehr zeitgemäß ist. Deswegen wurde entschieden mit dem FlexOffice Konzept ein flexibles Arbeitsplatzkonzept einzuführen. Vertreter von PTSE, HR und IT haben sich zu einem Projektteam zusammengefunden mit dem Ziel dieses Konzept im Tower einzuführen.
Welche Herausforderungen entstanden bei der Planung des Projekts sowie im Zuge der Pilotprojekte? Welche Erkenntnisse haben Sie daraus gewonnen?
Einiges musste sich zu Projektbeginn erst noch finden. Es brauchte ein paar Wochen, um Verantwortlichkeiten in den Abteilungen, eine Projektstruktur oder interne Kommunikationswege zu etablieren. Als dies aber gefestigt war, ging die Umsetzung schnell voran.
Wir haben viel gelernt – wie so oft wenn man neue Prozesse und Arbeitsweisen einführt. Vor allen Dingen haben wir gelernt unseren Mitarbeitenden mehr zu vertrauen. FlexOffice hat für viele Veränderungen mit sich gebracht, aber in allen Abteilungen gab es eine große Bereitschaft sich auf das Thema einzulassen. Besonders unsere AssistentInnen waren mit viel Herzblut dabei. In vielen Bereichen haben sie das Thema maßgeblich vorangebracht, standen allen Mitarbeitenden für Fragen zur Verfügung und haben sich jeder noch so kleinen oder großen Herausforderung angenommen. Vielen Dank dafür!
Können Sie uns von Ihren ersten Erfahrungen mit dem FlexOffice Konzept berichten? Welches Feedback haben Sie bisher von Mitarbeitenden erhalten? Gibt es bestimmte Aspekte, die besonders positiv oder negativ bewertet wurden?
Das Feedback war bisher zu großen Teilen positiv. Veränderungen verbinden viele ja erst Mal damit, dass ihnen etwas weggenommen wird. In diesem Fall der eigene Arbeitsplatz oder sogar das eigene Büro, mit samt den Fotos und Erinnerungsstücken, die sich über die Jahre angesammelt haben. Es ist ganz natürlich darüber erst einmal traurig und enttäuscht zu sein. Gleichzeitig kommt mit FlexOffice aber auch einiges neues dazu: Ich kann mich zu den Kolleginnen und Kollegen setzen mit denen ich heute ein Thema zu besprechen habe. Brauche ich Ruhe, Gesellschaft oder einen Raum für Teambesprechungen? Dann buche ich mir einen entsprechenden Platz. Neue Mitarbeitende können einfacher integriert werden, ohne das direkt der ganze Flur umziehen muss etc.
Sehen Sie noch Optimierungsbedarf des FlexOffice Konzeptes?
Viele Abteilungen haben alle paar Monate Meetings eingerichtet, um über die Erfolge und Verbesserungsmöglichkeiten von FlexOffice zu sprechen. Diese Themen nehmen wir gerne auf. Mitarbeitende können also selber mitgestalten, wie das Konzept in Zukunft aussehen soll.
Unser Fazit
Das FlexOffice-Konzept stößt zusammengefasst bei vielen LANXESS Mitarbeitenden auf positive Resonanz. Die Möglichkeiten des mobilen Arbeitens sowie je nach Aufgabe und Bedarf verschiedene Arbeitsbereiche im Büro zu nutzen, werden in unserer Stichprobe als flexibel und motivierend empfunden.
Dennoch: Es besteht weiterhin die Notwendigkeit einer guten Organisation, Rücksichtnahme und Kommunikation im Team, um eine reibungslose Zusammenarbeit im flexiblen Arbeitsumfeld zu ermöglichen. So kann das FlexOffice-Konzept auch in der Zukunft erfolgreich sein und einen Beitrag zu einer modernen und zukunftsorientierten Arbeitswelt leisten. Getreu unserem Unternehmensmotto: Win as a Team!
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